De vrijwilligersplanning
Alweer voor de 5e keer stort ik me op de leukste puzzel van het jaar: de vrijwilligersplanning van het ijsfeest.
Deze planning is in feite net een puzzel van bijna 500 stukjes maar dan zónder voorbeeld. Je weet van tevoren dat de puzzel niet helemaal dicht te leggen is en aan alle stukjes zitten speciale voorwaarden. Als je een stukje passend hebt gelegd dan kan het zo maar zijn dat het over een tijdje opeens niet meer past. Een dynamische puzzel dus.
Bij de vrijwilligersplanning hebben we te maken met verschillende groepen vrijwilligers: de "gewone" volwassen vrijwilligers die zich via de website inschrijven voor kassa en/of terreinmeester. We hebben stagiaires die een maatschappelijke stage voor hun school moeten doen. Verenigingen kunnen hun clubkas spekken door hun leden samen hele blokken te laten vullen. We hebben gastvrouwen tijdens het schoolschaatsen in de eerste week en natuurlijk niet te vergeten de ijsmeesters die met een relatief kleine groep het hele ijsfeest aanwezig zijn. Al deze mensen, meestal zo'n 130 man, komen op de één of andere manier in mijn planning voor. De vrijwilligers die zich via de website inschrijven krijg ik digitaal aangeleverd en dat scheelt dus enorm veel werk! Maar met verenigingen bijvoorbeeld heb ik nauw contact met de contactpersoon om de verenigingsplanning binnen onze planning op te nemen.
De groep stagiaires is een heel bijzondere groep. Zij moeten allemaal een verschillend aantal uren werken en het werk moet liefst zo evenredig mogelijk verdeeld zijn over terrein en schaatsuitgifte.
In de eerste week als de scholen nog aan de gang zijn hebben stagiaires geen tijd om op de ijsbaan te werken en na schooltijd zijn er natuurlijk nog de sportclubs en het huiswerk. De meeste stagiaires werken dan ook in de 2e en 3e week van het ijsfeest en als zij 's avonds het laatste blok worden ingepland dan mogen ze natuurlijk niet de volgende dag het eerste blok weer werken. Bovendien mag een stagiaire nooit als eerst verantwoordelijke worden ingepland. Er staat altijd een volwassen vrijwilliger naast.
We hebben best veel vrijwilligers nodig om de hele periode te kunnen vullen met voldoende mensen. Toch komt het vaak voor dat iemand zich heel enthousiast aanmeldt en uiteindelijk nauwelijks of soms zelfs niet wordt ingepland. Dat is lastig uitleggen maar het heeft er vrijwel altijd mee te maken dat de tijdstippen die iemand goed bedoeld heeft aangegeven door allerlei factoren toch moeilijk zijn in te passen in de planning. Ik heb tot nu toe de planning nog nooit helemaal dicht gekregen vóór aanvang van het ijsfeest maar door heel veel hand- en spandiensten van vele vrijwilligers is het altijd nog goed gekomen.
We beginnen op de instructie- avond altijd met Planning 1.0 en aan het einde van het ijsfeest zitten we meestal op Planning 5.0. Dit om maar aan te geven dat er nog heel wat kan veranderen gaandeweg het feest. Die wijzigingen tijdens het ijsfeest zijn niet altijd even makkelijk door te voeren. Als je één ding wijzigt heeft dat bijna altijd gevolgen voor andere blokken. En als je dan net een probleem hebt opgelost en je krijgt 's morgens een telefoontje of mailtje dat iemand toch helaas niet kan dan is dat soms best wel eens lastig!
Hoe dan ook: wat zou het mooi zijn als ik dit jaar nog vóór de officiële opening zou kunnen zeggen: de planning is 100% rond!